หากองค์กรของคุณกำลังต้องการการรับรองตามมาตรฐาน ISO 9001 เพื่อสร้างความเชื่อมั่นและมาตรฐานให้กับธุรกิจ คุณจำเป็นต้องใช้ทีมผู้ตรวจสอบจากองค์กรภายนอกที่มีประสบการณ์ และมีความเชี่ยวชาญในการตรวจประเมิน

กระบวนการถูกตรวจสอบมักเป็นเรื่องที่สร้างความกังวลใจไม่น้อยให้กับหลายๆ องค์กร แต่ถ้าหากคุณเตรียมความพร้อมไว้ล่วงหน้า จะช่วยลดความกังวลในเรื่องนี้ได้เป็นอย่างมาก และเมื่อใดที่องค์กรของคุณได้รับการรับรองแล้ว มีการดำเนินธุรกิจในสถานะที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบ นั่นหมายความว่าองค์กรของคุณได้รวมมาตรฐาน ISO 9001 เข้าสู่กระบวนการประจำวันอย่างเต็มที่ จึงทำให้การเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบในอนาคตใช้เวลาน้อยลง ดังนั้น การเตรียมความพร้อมเพื่อให้ผ่านการตรวจรับรอง ISO 9001 องค์กรของคุณจึงควรปฏิบัติตาม 5 ขั้นตอนเหล่านี้

1. เตรียมพร้อมสำหรับการตรวจสอบ

   – ตรวจสอบกระบวนการและเอกสารของคุณ

   – เตรียมความพร้อมพนักงานของคุณ รวมถึงการให้ความรู้ด้านการสื่อสารที่เหมาะสมเมื่อพวกเขาถูกตรวจประเมิน ว่าควรพูดอะไร ไม่ควรพูดอะไร และเมื่อถูกถามคำถาม ก็ควรตอบคำถามที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมา

   – ตรวจสอบให้มั่นใจว่าข้อมูลทางลิขสิทธิ์ขององค์กรได้รับการคุ้มครองและพนักงานทราบเรื่องนี้

   – ตรวจสอบเอกสารทุกอย่างเพื่อให้มั่นใจว่าอยู่ในสภาพปัจจุบัน

   – ดำเนินการตรวจสอบจำลอง

การใช้โปรแกรมบริหารการตรวจสอบจะช่วยลดภาระในด้านการเตรียมเอกสารให้กับคุณได้ จึงทำให้คุณมีเวลาในเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานได้มากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณมีเวลาสำหรับการตรวจสอบจำลองที่ใช้ระยะเวลายาวนานได้อย่างคุ้มค่า และปัญหาใดๆ ที่คุณค้นพบจากการตรวจสอบจำลอง จะสามารถแก้ไขได้ก่อนการถูกตรวจสอบ ISO 9001 นี่จึงเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเตรียมพร้อมพนักงานสำหรับการสนทนาที่พวกเขาอาจต้องพบเจอจากผู้ตรวจสอบ

2. ใส่ใจการควบคุมเอกสาร

หากองค์กรของคุณมีระบบที่ใช้เอกสารในรูปแบบกระดาษอยู่ การควบคุมเอกสารจะเป็นส่วนที่ยุ่งยากที่สุดสำหรับผู้จัดการคุณภาพ เนื่องจากการค้นหาเอกสารต่างๆ มักจะเป็นปัญหาที่ผู้จัดการคุณภาพต้องพบเจอในระหว่างการตรวจสอบแต่หากองค์กรของคุณมีระบบการจัดการเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ จะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงเอกสารที่ต้องการสำหรับการตรวจสอบได้ด้วยการค้นหาที่ง่ายดาย

3. เอกสารที่ร้องขอล่วงหน้า

   – ข้อมูลสำคัญทางธุรกิจ

   – คู่มือคุณภาพ

   – ขั้นตอนการจัดการเอกสาร

   – ขั้นตอนการอบรม

   – ขั้นตอนความปลอดภัยทางกายภาพและทางตรรกะ

   – แผนภูมิองค์กร

ISO 9001 เป็นมาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการและขั้นตอนการดำเนินงานต่างๆ ภายในองค์กร ซึ่งจะมีเอกสารที่ระบุข้อบังคับต่างๆ ที่จำเป็นตามมาตรฐาน ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะเป็นแนวทางที่ทำให้ทราบว่าสิ่งใดอยู่ในมาตรฐานและเกี่ยวข้องกับคุณ และส่ิงใดที่กำลังดำเนินอยู่แล้วไม่ได้อยู่ในมาตรฐาน

4. เข้าใจถึงแนวคิดพื้นฐานด้านความเสี่ยง (Employ Risk-Based Thinking)

แนวคิดพื้นฐานด้านความเสี่ยงเป็นส่วนสำคัญอย่างหนึ่งของมาตรฐาน ISO 9001 ดังนั้น การตรวจสอบ ISO 9001 ควรให้ความสำคัญในเรื่องของความเสี่ยงด้วย หากคุณสามารถระบุปัญหาในระบบคุณภาพที่อาจเป็นปัญหาระหว่างการตรวจสอบ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถกำจัดความเสี่ยงนี้ได้ แต่คุณก็สามารถลดความเสี่ยงและแสดงให้ผู้ตรวจสอบเห็นว่าคุณได้นำกระบวนการระบุปัญหาและลดความเสี่ยงมาอยู่ในการตรวจสอบ

5. เริ่มทำการปรับปรุงในระหว่างการตรวจสอบ ISO 9001

ทุกองค์กรล้วนคาดหวังว่าผู้ตรวจสอบจะไม่พบปัญหาในระบบคุณภาพและจะให้การรับรอง ISO 9001 แต่ผลลัพธ์คือผู้ตรวจสอบอาจพบปัญหาที่ต้องได้รับการแก้ไข ดังนั้น คุณควรจัดการประชุมกับผู้ตรวจสอบเพื่ออภิปรายเกี่ยวกับปัญหาที่พวกเขาพบและนำเสนอแผนการแก้ไขในการประชุมนี้ เพื่อให้มั่นใจว่าแผนการแก้ไขจะถูกนำไปใช้และดำเนินการ รวมถึงทำการสรุปผลลงในวันครบกำหนดที่ได้ตกลงกับผู้ตรวจสอบ

“ISO DCaaS” ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โซลูชั่นที่จะเข้ามาช่วยในการติดตามเอกสารที่เกี่ยวข้องสำหรับการตรวจสอบ ISO 9001 และการตรวจสอบคุณภาพ เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรของคุณได้ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและมีการบริหารจัดการที่มีคุณภาพ โดยคุณสามารถทดลองใช้งาน ISO DCaaS ได้ฟรี 30 วัน เพียงลงทะเบียนที่ dcaas.mstth.com