ความสำคัญของการตรวจสอบภายในองค์กร

ตามบทบัญญัติของกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง องค์กรธุรกิจมีพันธกิจที่จะต้องดำเนินการตรวจสอบภายใน หรือ Internal Audit ตามที่กฎหมายกำหนด ซึ่งการตรวจสอบภายในมีความสำคัญต่อองค์กรในหลายประการ ดังนี้

• เพื่อการดำเนินงานที่สอดคล้องตามมาตรฐาน
• เพื่อเตรียมความพร้อมรับการตรวจประเมินจากภายนอก
• เพื่อค้นหาแนวทางพัฒนาประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กร
• เพื่อบริหารจัดการความเสี่ยงอย่างเหมาะสม

ประโยชน์ของระบบซอฟต์แวร์บริหารจัดการการตรวจสอบแบบอัตโนมัติ

• การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเป็นสิ่งจำเป็นในการรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดและมาตรฐานต่างๆ อาทิ ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000 และ ISO 45001
• อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบแบบดั้งเดิมนั้นใช้ทรัพยากรด้านเวลามาก อาจก่อให้เกิดการรบกวนการดำเนินงานปกติ และในหลายกรณีผลลัพธ์จากการตรวจสอบไม่ได้ถูกนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้อย่างเต็มที่
• ระบบซอฟต์แวร์บริหารจัดการการตรวจสอบแบบอัตโนมัติจะช่วยทำให้การตรวจสอบคุณภาพมีประสิทธิภาพสูงขึ้น สะดวกในการดำเนินการซ้ำ และมีความแม่นยำมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังสะดวกต่อการติดตาม วิเคราะห์ และจัดทำรายงานประเด็นจากการตรวจสอบ

ซึ่งระบบดังกล่าวจะช่วยให้องค์กรสามารถป้องกันความเสียหายอันเกิดจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด ผ่านการตรวจประเมิน ISO และการตรวจสอบจากภายนอกประเภทอื่นๆ อีกทั้งยังช่วยส่งเสริมการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง พร้อมผลลัพธ์ทางธุรกิจที่เป็นรูปธรรม

เหตุผลในการพิจารณาเลือกใช้โมดูลการจัดการการตรวจสอบ ISO DCaaS

• ระบบการจัดการการตรวจสอบของ ISO DCaaS เป็นระบบที่รวมศูนย์และทำให้กระบวนการตรวจสอบเป็นไปโดยอัตโนมัติ
• ระบบสามารถจัดเก็บประวัติการตรวจสอบและผลลัพธ์อย่างครบถ้วน จึงสามารถแสดงให้เห็นถึงการบังคับใช้กระบวนการและขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน
• ระบบช่วยประหยัดเวลา สนับสนุนการปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO และมาตรฐานอื่นๆ เพิ่มความสม่ำเสมอในการปฏิบัติงาน และสามารถจัดทำรายงานการตรวจสอบโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ ระบบยังมีความคุ้มค่าต่อการลงทุนสำหรับองค์กรขนาดกลางและขนาดย่อม

คุณลักษณะเด่นของระบบซอฟต์แวร์การจัดการการตรวจสอบ

• สามารถใช้รายการและแม่แบบจากการตรวจสอบครั้งก่อนเพื่อจัดทำการตรวจสอบครั้งใหม่
• สามารถแนบเอกสารประกอบการตรวจสอบ
• สามารถกำหนดการตรวจสอบแบบครั้งเดียวหรือแบบต่อเนื่อง

ตัวเลือกในการจัดทำรายการตรวจสอบ

• สามารถคัดกรองการตรวจสอบที่ผ่านมา ทบทวน แก้ไข หรือนำรายการตรวจสอบที่มีอยู่มาปรับใช้
• สามารถจัดทำรายการตรวจสอบล่วงหน้าหรือระหว่างการดำเนินการตรวจสอบ

ระบบการแก้ไขและป้องกัน (CAPA) สำหรับการจัดการประเด็นจากการตรวจสอบ

• สามารถระบุความไม่สอดคล้องและ/หรือสาเหตุที่แท้จริงสำหรับคำถามที่ไม่ผ่านการประเมินหรือได้คะแนนต่ำ
• สามารถมอบหมายงานการแก้ไขและป้องกัน (CAPA) พร้อมกำหนดระยะเวลาแล้วเสร็จให้แก่ผู้รับผิดชอบ โดยระบบจะแจ้งเตือนและติดตามงานโดยอัตโนมัติ
• การปิดคำขอ CAPA จะทำได้เฉพาะเมื่องานเสร็จสมบูรณ์ตามที่กำหนดเท่านั้น

การปิดการตรวจสอบและการจัดทำรายงาน

• ระบบจะแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับงาน CAPA ที่ยังดำเนินการไม่แล้วเสร็จ
• มีรายการสำหรับเลือกข้อสรุปจากการตรวจสอบที่สามารถปรับแต่งได้
• สามารถจัดทำรายงานการตรวจสอบเพื่อวิเคราะห์ผลการตรวจสอบ (รวมถึงผลลัพธ์ CAPA)

ทดลองใช้งานซอฟต์แวร์บริหารจัดการการตรวจสอบแบบอัตโนมัติ ISO DCaaS ฟรี 30 วัน ที่ dcaas.mstth.com