การควบคุมเวอร์ชันเป็นส่วนสำคัญของการจัดการเอกสารที่มักถูกมองข้าม ระบบนี้ช่วยให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงของเอกสารสำคัญได้รับการจัดเก็บไว้ในที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง ทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงเวอร์ชันล่าสุดที่ถูกต้องได้เสมอ

หลายองค์กรยังไม่มีแนวทางที่ชัดเจนและสม่ำเสมอในการควบคุมเวอร์ชัน พวกเขาเพียงแค่เปลี่ยนชื่อเอกสารโดยใส่ตัวเลขหรือวันที่ หรือแค่กดปุ่มบันทึกแล้วส่งต่อให้คนถัดไปในสายงาน การย้ายมาใช้ระบบคลาวด์ที่มีศูนย์กลางจะช่วยให้ทุกคนทำงานบนเอกสารเดียวกัน เมื่อมีการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลง เวอร์ชันล่าสุดจะพร้อมใช้งานสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องทันที

วิธีปฏิบัติที่ดีในการควบคุมเวอร์ชัน

ไม่ว่าคุณจะควบคุมเอกสารแบบธรรมดาหรือใช้ระบบดิจิทัล คุณควรยึดหลักปฏิบัติเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการควบคุมเวอร์ชันที่ไม่เป็นระบบ

1. ควบคุมเวอร์ชันของเอกสารทุกฉบับ

วิธีที่ดีที่สุดคือการใช้หลัก “ทั้งหมดหรือไม่มีเลย” คุณไม่ควรใช้ระบบนี้กับเอกสารบางฉบับแต่ไม่ใช้กับฉบับอื่น การควบคุมเวอร์ชันจะช่วยสร้างความเป็นระเบียบและความปลอดภัย แต่จะได้ผลก็ต่อเมื่อทำอย่างสม่ำเสมอ นี่เป็นเหตุผลว่าทำไมระบบอัตโนมัติจึงมีประโยชน์ เพราะช่วยให้กระบวนการทำงานราบรื่น แทนที่จะต้องติดตามประวัติเอกสารด้วยมือ คุณสามารถดูความเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้จากหน้าจอเดียว วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารทุกฉบับในองค์กรเป็นเวอร์ชันที่ถูกต้องและล่าสุด ไม่ว่าจะเป็นเอกสารโครงการ ขั้นตอนการทำงาน นโยบาย เอกสารภายใน หรือสัญญาต่างๆ

2. ใช้โครงสร้างและการตั้งชื่อไฟล์ที่เป็นระบบ

ควรมีกฎการตั้งชื่อเอกสารที่ชัดเจน สร้างระบบการตั้งชื่อที่เหมาะกับองค์กรของคุณและนำไปใช้กับเอกสารทุกประเภท นี่เป็นอีกด้านที่ระบบอัตโนมัติจะช่วยคุณได้มาก แต่หากคุณยังทำงานด้วยมือ ควรจะตกลงร่วมกันถึงระบบการตั้งชื่อที่เป็นตรรกะ และดูแลให้ทุกคนปฏิบัติตามกับเอกสารทุกฉบับเพื่อป้องกันความสับสน จะช่วยทำให้การจัดเก็บไฟล์ง่ายขึ้น โอกาสที่จะเปิดใช้เวอร์ชันเก่าโดยไม่ตั้งใจจะน้อยลง และทุกคนจะอยู่ในหน้าเดียวกันเมื่อแก้ไข สร้าง หรือปรับเปลี่ยนเอกสาร

3. อัปเดตเอกสารเป็นชุดที่เกี่ยวข้องกัน

เมื่ออัปเดตเอกสาร ให้ตรวจสอบว่าเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องได้รับการอัปเดตพร้อมกันด้วย เช่น ถ้าขั้นตอนการทำงานในสำนักงานมีการแก้ไข ต้องแน่ใจว่าไฟล์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนเหล่านั้นได้รับการแก้ไขไปพร้อมกัน และการแก้ไขที่เกี่ยวข้องกันควรทำเป็นชุดเดียว แทนที่จะแก้ไขทีละเล็กทีละน้อยในช่วงเวลาต่างกัน วิธีนี้จะทำให้ประวัติการแก้ไขมีความเป็นระเบียบเรียบร้อยและติดตามการเปลี่ยนแปลงได้ง่ายขึ้น

4. ใส่ความเห็นและบันทึกที่มีประโยชน์

โปรแกรมจัดการเอกสารส่วนใหญ่จะให้คุณเพิ่มความเห็นเมื่อมีการแก้ไข บันทึกเหล่านี้มีประโยชน์มากในการบอกให้ผู้อื่นทราบว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไร และเพราะอะไร เช่น คุณอาจเพิ่มข้อความแจ้งผู้บริหารว่าสัญญาของพนักงานคนหนึ่งใกล้ถึงเวลาต่ออายุ หรือขั้นตอนการทำงานบางอย่างล้าสมัยเมื่อกระบวนการทำงานเปลี่ยนไป การใส่บันทึกที่ชัดเจนและเข้าใจง่ายในทุกครั้งที่แก้ไข จะช่วยให้ทุกคนติดตามเวอร์ชันต่างๆ ได้อย่างราบรื่น

5. ตั้งค่าการแจ้งเตือนเมื่อมีการแก้ไข

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มความเห็นแล้ว ผู้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารต้องได้รับการแจ้งเตือน ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารมักทำเรื่องนี้ให้โดยอัตโนมัติ แต่คุณก็สามารถทำเองผ่านอีเมลได้ การแจ้งเตือนไม่เพียงแค่บอกให้ผู้ใช้ทราบว่ามีการอัปเดต แต่ยังกระตุ้นให้ผู้เกี่ยวข้องอ่านข้อความที่เกี่ยวกับการอัปเดตและมีส่วนร่วมเพิ่มเติมด้วย

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารจาก ISO DCaaS

การจัดการเอกสารและการควบคุมเวอร์ชันเป็นสิ่งที่ต้องทำควบคู่กัน ทุกองค์กรควรพิจารณาใช้ระบบซอฟต์แวร์จัดการคุณภาพบนคลาวด์ที่มีฟังก์ชันควบคุมเอกสาร ระบบจัดการเอกสารที่ดีจะมีฟีเจอร์อัตโนมัติที่ช่วยในการจัดการเวอร์ชัน ระบบ ISO DCaaS เป็นซอฟต์แวร์จัดการคุณภาพแบบโมดูลที่รวมการจัดการเอกสารไว้ด้วย คุณสามารถลงทะเบียนทดลองใช้ฟรี 30 วันแบบเข้าถึงได้ทุกฟีเจอร์ แล้วจะค้นพบว่าการมีระบบควบคุมเอกสารแบบรวมศูนย์จะช่วยให้องค์กรของคุณควบคุมเวอร์ชันได้อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร