ธุรกิจหลายแห่งมักมองข้ามประโยชน์ของการตรวจสอบคุณภาพภายใน เนื่องจากอาจมองว่าเป็นการรบกวนการทำงานที่ไม่พึงประสงค์ แต่ในความเป็นจริงแล้ว การตรวจสอบภายในเป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง สามารถช่วยธุรกิจในการเตรียมพร้อมสำหรับการตรวจสอบจากภายนอก และค้นพบว่าองค์กรได้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ และเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากกระบวนการนี้ ควรปฏิบัติตามขั้นตอนสำคัญในการตรวจสอบคุณภาพภายในจากบทความนี้ และควรศึกษามาตรฐาน ISO 19011:2011 ซึ่งเป็นแนวทางมาตรฐานสำหรับการตรวจสอบระบบการจัดการ

1. กำหนดตารางการตรวจสอบเป็นประจำ

• ควรมีการตรวจสอบภายในเป็นระยะๆ ความถี่ขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจและระดับความเสี่ยงของกระบวนการต่างๆ
• หลีกเลี่ยงการกำหนดการตรวจสอบในช่วงเวลาที่มีงานยุ่งที่สุด เพราะอาจสร้างความเครียดและการหยุดชะงักโดยไม่จำเป็น
• บรรจุวันที่สำหรับการตรวจสอบคุณภาพภายในลงในปฏิทินประจำปีของบริษัท และเมื่อใกล้ถึงวันตรวจสอบ ให้ส่งการแจ้งเตือนไปยังพนักงาน
• กระบวนการเหล่านี้จะช่วยให้ทุกคนมีเวลาเตรียมตัว เพื่อการรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้อง และเตรียมพร้อมสำหรับการสัมภาษณ์ ยืนยันการบัญชี และอื่นๆ

2. กำหนดขอบเขตการตรวจสอบ

• โดยปกติผู้จัดการฝ่ายคุณภาพจะกำหนดเกณฑ์สำหรับการตรวจสอบภายใน โดยรับข้อมูลจากผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องในแต่ละแผนก
• เกณฑ์ควรมุ่งเน้นที่พื้นที่เสี่ยงในกระบวนการทางธุรกิจและวงจร และควรครอบคลุมทุกขั้นตอนในกระบวนการทำงาน เพื่อระบุความไม่มีประสิทธิภาพที่อาจเกิดขึ้น
• สิ่งสำคัญคือเกณฑ์ต้องคงเส้นคงวาตลอดเวลาเท่าที่เป็นไปได้ เพื่อให้สมาชิกในทีมมีเป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถประเมินผลการดำเนินงานตลอดเวลาได้
• เกณฑ์ต้องมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรองรับกระบวนการที่พัฒนาไป

3. การวางแผนการตรวจสอบ

• องค์กรจำเป็นต้องมีการวางแผนล่วงหน้าสำหรับการตรวจสอบคุณภาพภายใน
• ต้องแต่งตั้งผู้ตรวจสอบ ซึ่งอาจเป็นพนักงานที่เข้าใจกระบวนการที่จะตรวจสอบ (แต่เป็นอิสระจากกระบวนการนั้น) หรืออาจเป็นบุคคลภายนอกบริษัทที่เข้าใจธุรกิจและมาตรฐานอุตสาหกรรม
• โดยปกติพนักงานหลายคนจะมีส่วนร่วมในการตรวจสอบ กระบวนการจะมีความเครียดน้อยลงหากพวกเขารู้ว่าจะมีการตรวจสอบอะไรและตรวจสอบอย่างไร
• ระบุงานและกระบวนการที่แต่ละคนจะถูกตรวจสอบ และวิธีการนำเสนอข้อมูลนั้นต่อผู้ตรวจสอบ
• กำหนดรูปแบบการตรวจสอบ ซึ่งอาจรวมถึงการสัมภาษณ์ การทบทวนเอกสารกระบวนการ หรือการสาธิตขั้นตอนการทำงาน
• การตรวจสอบที่ดี ควรต้องมีการสื่อสารที่โปร่งใสเกี่ยวกับเนื้อหาและรูปแบบการตรวจสอบ ซึ่งจะช่วยให้พนักงานมีเวลาเตรียมตัวสำหรับการตรวจสอบ

4. การดำเนินการตรวจสอบ

• เพื่อส่งเสริมการมีส่วนร่วมและความร่วมมือ ควรเริ่มต้นด้วยการประชุมเพื่อสื่อสารวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบให้พนักงานทราบ
• สร้างความมั่นใจให้พนักงานว่าการตรวจสอบไม่ใช่การล่าแม่มดเพื่อหาพนักงานที่ทำงานไม่ได้ตามมาตรฐาน กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมแบ่งปันความคิดเห็นและข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง
• เมื่อเริ่มกระบวนการตรวจสอบ ให้เวลาที่จำเป็นแก่ผู้ตรวจสอบในการทำความเข้าใจวงจรธุรกิจและขั้นตอนการทำงานของบริษัท
• นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ในการประเมินระบบการจัดการคุณภาพขององค์กรเพื่อระบุความไม่สอดคล้องที่อาจเกิดขึ้น

5. การรายงานผลการตรวจสอบ

• รายงานขั้นสุดท้ายของผู้ตรวจสอบจะสรุปผลการตรวจสอบและให้ข้อเสนอแนะสำหรับการแก้ไข
• รายงานควรช่วยให้ฝ่ายบริหารติดตามคุณภาพและประสิทธิภาพตลอดเวลา และระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง
• ไม่ควรที่จะมีการแบ่งปันรายงานเหล่านี้นอกเหนือจากผู้บริหารระดับสูง
• แทนที่จะเป็นเช่นนั้น ควรสื่อสารภาพรวมของผลการตรวจสอบให้พนักงานทราบ พร้อมระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง
• เน้นย้ำความสำเร็จในกระบวนการของทีมนับตั้งแต่การตรวจสอบครั้งล่าสุด ซึ่งจะช่วยรักษาแรงจูงใจของพนักงาน

6. การดำเนินการตามข้อเสนอแนะ

เป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก ซึ่งเป็นส่วนที่แสดงให้พนักงานเห็นว่ากระบวนการตรวจสอบมีความสำคัญและมีประสิทธิภาพโดยการดำเนินการตามผลการตรวจสอบ

• มุ่งเน้นที่การปรับปรุงครั้งละหนึ่งหรือสองอย่าง เริ่มจากสิ่งที่สำคัญที่สุด หรือเร่งด่วนที่สุด
• ประเมินผลการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นและผลกระทบอย่างสม่ำเสมอ
• นอกจากนี้ ควรให้พนักงานมีส่วนร่วมในการหาแนวทางแก้ไขตามข้อเสนอแนะของผู้ตรวจสอบ การมีส่วนร่วมของพนักงานเป็นกุญแจสำคัญสู่การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และยังสำคัญต่อการปฏิบัติตามมาตรฐานคุณภาพในระยะยาว

ISO DCaaS on Cloud ช่วยการตรวจสอบคุณภาพภายในได้อย่างไร

ISO DCaaS on Cloud ซอฟต์แวร์การจัดการการตรวจสอบแบบคลาวด์ จะช่วยให้การสร้าง การกำหนดตาราง และการดำเนินการตรวจสอบภายในเป็นไปอย่างรวดเร็วและง่ายดาย ซึ่งซอฟต์แวร์ ISO DCaaS มีคุณสมบัติดังนี้

• เป็นรูปแบบโมดูล จึงสามารถใช้งานแยกเดี่ยวหรือบูรณาการกับซอฟต์แวร์การจัดการคุณภาพอื่นๆ ได้
• ทำงานบนคลาวด์เพื่อการเข้าถึงที่ง่ายดาย
• ราคาไม่แพงและคิดค่าบริการแบบรายเดือน

ลงทะเบียนทดลองใช้ฟรี 30 วัน ที่ dcaas.mstth.com เพื่อดูว่าการปฏิบัติตามขั้นตอนสำคัญในการตรวจสอบภายในด้วยซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมนั้นง่ายเพียงใด